Teksti: Anne-Mari Pirinen
​
​Kun arjen apuri jumittaa

Minulta kysytään toisinaan, ymmärränkö tietokoneista jotain. Yleensä kysyjällä tietokone on täysin jumissa, antaa virheilmoituksia tai toimii muuten huonosti. Tiedän, että moni yrittäjä tuskailee tietokoneensa tai eri ohjelmien ja palvelujen kanssa. Kun yrittäjälle tärkeät työvälineet eivät toimi kunnolla, nousee siinä helposti tuskan hiki pintaan. Tässä blogikirjoituksessa käyn läpi perusasioita, mitkä on syytä laittaa yrityksessäsi kuntoon. Tieto on arvokasta eikä yritystoimintaan liittyviä tietoja voi käsitellä yhtä huolettomasti kuin henkilökohtaisia asioita – ei edes yksinyrittäjän yrityksessä.
​
Vaikka käytän tietokonetta päivittäin, en ole sellainen asiantuntija, jota tarvitaan juntturussa olevan tietokoneen kuntoon saamiseen. Tätä blogikirjoitusta varten olen haastatellut Otso Väisästä tiimeineen.

​Millainen tietokone yrittäjälle?

Kun olet ostamassa yrityksellesi tietokonetta, halvin ”markettikone” ei välttämättä ole järkevin ratkaisu. Useille yrittäjille läppäri on hyvä vaihtoehto, varsinkin jos tietokonetta tarvitsee eri paikoissa. Toisille ”matkakoneeksi” riittää tablettitietokone, mutta yleensä vain jos käyttö on vähäistä. Jos olet ostamassa kannettavaa tietokonetta, kannattaa ostaa yrityskäyttöön tarkoitettu läppäri. Ne ovat pitkäkestoisempia kuin halvat ”markettikoneet”, ne kestävät mukana kantamista paremmin ja akutkin niissä kestävät pidempään. Kunnollisissa yrityskoneissa on myös vakiona 3 vuoden Onsite -takuu eli tarvittaessa kone korjataan asiakkaan tiloissa. (Yksi esimerkki paljon myydystä ja moneen käyttöön soveltuvasta perusyritysläppäristä löytyy täältä.)

Paljonko yrityskäyttöön tarkoitettu läppäri sitten maksaa? Perusyrityskäyttöön sopivan läppärin saa reilulla 1000 eurolla. Jos tällainen rahasumma tuntuu mahdottomalta maksaa kerralla, yleisesti käytetty tapa on tehdä leasing-sopimus. Tällöin sinä vuokraat koneen yrityksesi käyttöön. Leasing-aika mitoitetaan koneen takuuajan mukaan eli jos takuuaika on 36 kk, on myös leasing-aika saman verran. 1000 euron läppärille tulee kustannuksia noin 35 € / kuukausi. Aika hyvä vaihtoehto silloin, kun ei halua kerralla käyttää isoa rahasummaa tietokoneen hankintaan.
​
Jos yrityksesi on vasta perustettu eikä sillä ole vielä esittää esimerkiksi tilinpäätöstä, voi leasing-sopimuksen teko kariutua siihen. Rahoitusyhtiö nimittäin haluaa jonkinlaisen takeen siitä, että asiakas pystyy maksamaan vuokran. Tällöin yhtenä budjettivaihtoehtona on hankkia yrityskone käytettynä. Niiden hinnat ovat uusien kotikäyttöön tarkoitettujen ”markettikoneiden” tasoa, mutta ovat silti näitä laadukkaampia ja huollettavampia.

​Yrityksen tietoturva kuntoon

Tietoturvaohjelmisto kaikissa laitteissa: Jos sinulla ei vielä ole tietoturvaohjelmistoa käytössä, ota se käyttöön. Tietoturva koskee tietokoneiden lisäksi myös älypuhelimia ja tabletteja. Jos käsittelet laitteellasi asiakastietoja, teet kirjanpitoa tai sopimuksia, on sinun tehtäväsi huolehtia, että tiedot ovat turvassa. Tietoturvaohjelmistoja löytyy myös ilmaisia, mutta maksullisia versioita tarjoavilla on suurempi intressi tarjota hyvää palvelua ja nopeita tietoturvapäivityksiä. Esimerkiksi F-Secure ja Webroot tarjoavat yrityskäyttöön sopivia tietoturvaohjelmistoja. Kunnollisen tietoturvan saat 3-4 eurolla / kuukausi, joten tässä asiassa sinun ei kannata säästää.
​
Riittävän vahvat salasanat: Älä käytä samaa salasanaa joka paikassa! Tästä on puhuttu paljon, mutta edelleen moni käyttää samaa salasanaa kaikkialla. Vaihda ne salasanat ja ota käyttöösi sinulle sopiva tapa muistaa salasanat jatkossa. Salasanoja ei saa säilyttää tietokoneella selkokielisenä eli ilman salausta. Eikä hyvä paikka ole myöskään näppäimistön alla tai kalenterin viimeisellä sivulla. Tiedän, että monilla asia on juurikin näin. Nyt voisi olla hyvä hetki ottaa käyttöön turvallisempi tapa säilyttää salasanasi. Joka palveluun pitää olla eri salasana. Osa salasanasta voi olla samanlainen, jolloin itse keksimälläsi logiikalla voit vaihdella osaa salasanasta eri palveluihin. Jos salasanasi ovat liian vaikeita muistaa muistisäännön avulla, et pidä salasanoja riittävän hyvässä tallessa (ts. lukkojen takana). Salasanojen hallintaan löytyy myös sovelluksia esimerkiksi F-Securelta. Unohtuneen salasanan voi yleensä palauttaa tilaamalla palvelusta uuden salasanan sähköpostiin. Palautussähköpostina kannattaa kaikissa palveluissa käyttää samaa, riittävän turvallista sähköpostia. Ja vielä yksi asia liittyen salasanoihin: puhelimissa, tableteissa ja tietokoneissa on mahdollisuus ottaa käyttöön salasana kirjautumisvaiheeseen. Ota se käyttöön. Jos unohdat puhelimesi kahvilaan, salasana hidastaa ainakin jonkin verran puhelimessasi oleviin tietoihin käsiksi pääsemistä.

Tiedot aina saatavilla: ​pilvipalvelut ja varmuuskopiointi

Älä koskaan säilytä yrityksen dokumentteja pelkästään omalla tietokoneellasi: Ota käyttöön pilvitallennuspalvelu, jossa tiedot ovat tallessa, vaikka oma koneesi hajoaisi. Voit kirjautua pilvipalveluun kaikilta laitteiltasi ja näin pääset aina käsiksi ajantasaisiin tietoihin. Ei enää muistitikkujen kanssa värkkäämistä eikä liitetiedostojen lähettämistä sähköpostilla. Laajasti käytettyjä palveluja ovat esimerkiksi Dropbox, Google Drive ja Microsoft OneDrive. Näistäkin on syytä ottaa käyttöön maksullinen, yrityskäyttöön tarkoitettu versio. Ilmaisversioissa on myös tallennustilaa niin vähän, että se ei riitä kovin pitkään. Muista myös varmuuskopiointi. Pilvitallennuspalvelun käyttö ei ole sama asia kuin varmuuskopiointi. Jos pilvipalvelussa on käytössä versiointi eli pystyt hakemaan muokkaamastasi dokumentista vanhemman version, auttaa tämä jo jonkin verran. Kuitenkin käyttämästäsi pilvipalvelusta erillisen pilvivarmuuskopioinnin käyttäminen (ja ennen kaikkea käytön automatisointi sillä tavoin, että varmuuskopiot otetaan automaattisesti ja säännöllisesti) on hyvä vakuutus esimerkiksi inhimillisten virheiden varalta.

Ota heti alussa käyttöön hyvä sähköposti: Sähköposti on tänä päivänä kaiken keskiössä. Sähköpostia käytetään jatkuvasti ja sillä on tiedon liikuttelussa todella tärkeä asema. Sähköposti on edullinen työkalu ja hyvä sähköpostipalvelu maksaa alle 10 euroa kuukaudessa / käyttäjä. Mutta palvelusta toiseen vaihtaminen voi olla hankalaa. Kannattaa siis ottaa heti käyttöön kunnollinen sähköposti, joka on yrityskäyttöön tarkoitettu ja joka sisältää muun muassa tehokkaan roskapostisuodatuksen ja kalenteritoiminnot. Unohda ilmaiset Yahoo mailit ja vastaavat. Hyviä vaihtoehtoja ovat esimerkiksi Business Gmail ja Microsoft 365. Palvelussa on hyvä olla iso postilaatikko eli riittävästi tallennustilaa, jotta sähköposti ei heti tukkeudu.
​
Jos mietit, käyttääkö ilmaista vai maksullista palvelua, kannattaa muistaa tämä perussääntö: jos palvelu on ilmainen, sinä olet tuote. Jos käytät maksullista palvelua, sinulla on sopimussuhde palveluntarjoajaan ja sinä itse omistat datan. Palveluntoimittajalla on myös selkeämpi vastuu pitää sinun tietosi tallessa eikä sinuun kohdisteta mainontaa.
​​
Kun harkitset erilaisten sovellusten, pilvipalvelujen tai kotisivutilan hankkimista eri palveluntarjoajilta, kannattaa myös selvittää, missä tiedot säilytetään. Tietosuojalainsäädäntö tiukkenee ja sinun täytyy pystyä varmistumaan siitä, että tietoa ei esimerkiksi siirretä vastoin tietosuojapykäliä EU-alueen ulkopuolelle.
​
PS. Löysitkö lukiessasi monta hoidettavaa asiaa? Jos tekemättömien töiden lista tuntuu tämän blogikirjoituksen jälkeen tuskastuttavan pitkältä, ei ole syytä stressaantua. Nämäkin asiat on mahdollista hoitaa asia kerrallaan kuntoon. Tee lista tehtävistä ja pyydä tarvittaessa apua asiantuntijalta.

Operaattoreiden toimesta tarjotaan usein langatonta 4G-nettiliittymää yritysten käyttöön. Myyntipuheissa vakuutetaan, että langaton 4G-liittymä on yhtä nopea ja jopa nopeampikin kuin vastaavan hintainen lankaliittymä, oli tämä sitten kuparia tai valokuitua. Tämä johtaa siihen, että ostajalle syntyy usein virheellinen käsitys langattomien liittymien suorituskyvystä ja toimintavarmuudesta.

Tarkastellaanpa asiaa hieman tarkemmin yrityksen näkökulmasta:

Kun mietitään yrityksen tietoliikenteen tarpeita kokonaisuutena, on tarkasteltava mihin yritys tarvitsee tiedonsiirtoa, kuinka paljon dataa liikutetaan fyysisistä toimitiloista ulos ja sisään sekä kuinka riippuvainen yrityksen toiminta on virheettömästi toimivista tietoliikenneyhteyksistä. Mitä riippuvaisempi yrityksen toiminta on tietojärjestelmistä ja tietoliikenteestä, sitä suurempaan rooliin tietoliikenneyhteyksien luotettavuus nousee. Vastuuhenkilöiden täytyykin kysyä itseltään, mistä tietojärjestelmiin liittyvien toimintojen keskeytymisestä voi yritykselle muodostua ”show stopper” eli toiminta häiriintyy merkittävästi tai pysähtyy kokonaan.

Peruslähtökohta nykypäivänä yrityksen tietoliikenteelle on tasainen symmetrinen tietoliikennevirta sekä yrityksestä ulos että yritykseen sisään. Symmetrisyydellä tarkoitetaan tasavertaista tietoliikenteen määrää sekä ulos että sisään kohteena olevasta päätelaitteesta, siis esimerkiksi työpaikan tietokoneesta tai palvelimesta. Mikäli sisään tulevan tietoliikenteen maksimimäärä on merkittävästi suurempi (esimerkiksi 20 Mbit/s sisäänpäin ja 2 Mbit/s ulospäin), liikenteeseen muodostuu tällöin epätasapaino ja käytettävät palvelut eivät toimi optimaalisesti.

Asiaa voi verrata arkipäiväiseen tilanteeseen, jossa nelikaistaisella moottoritiellä olisi toiseen suuntaan kaksi kaistaa avoinna sadan kilometrin nopeusrajoituksella ja toiseen suuntaa vain yksi kaista neljänkympin rajoituksella. Jokainen voi päätellä kuinka suuri ero muodostuu ruuhka-aikoina työmatkoihin meno- ja paluumatkalla.

Useimmat pilvipalveluihin liittyvät ongelmat liittyvät juuri tähän seikkaan, kun liittymä ei ole tasavertainen molempiin suuntiin. Ruuhkaisuus on toinen seikka joka vaikuttaa merkittävästi liittymien luotettavuuteen ja datavirtojen tasalaatuisuuteen. Kuten yllä kuvatussa moottoritie-esimerkissä, myös 4G- tekniikalla toteutettu tietoliikenneliittymä ruuhkautuu ja hidastuu tiettyinä vuorokauden ajankohtina. Kokemus on osoittanut, että esimerkiksi koululaisten kotiintuloaikoina iltapäivisin 4G-yhteydet hidastuvat videoiden ja vastaavien lataamisten myötä merkittävästi. Myös verkkojen kuuluvuusalueet ja niiden katveet (kaupunkialueella myös rakennukset) vaikuttavat merkittävästi langattomien 4G-liittymien toimintaan.

Nykyisin monet ohjelmistoalustat toimivat ”pilvessä” eli tieto sijaitsee fyysisesti konesalissa, joiden sijainti vaihtelee Suomen ja muun maailman välillä palveluntuottajan mukaan. Varsinainen ongelma ei kuitenkaan muodostu konesalin sijainnista, vaan yrityksen ja konesalin välisen tietoliikenneyhteyden viimeisestä osuudesta, eli käyttäjän internetliittymässä. Useimmissa tapauksissa pullonkaulaksi muodostuu juuri alimitoitettu ja epävakainen internetliittymä.

Yrityksen tietoliikenteen laadulle asetetaan nykyisin yhä suurempia vaatimuksia ja tästä syystä yrityspäättäjien on kiinnitettävä erityistä huomiota siihen, että perusinfrastruktuuri eli ”tietoliikenteen moottoritie” on kunnossa ja vastaa yrityksen tarpeita tässä hetkessä ja myös tulevaisuudessa. Langattomat 4G-liittymät ovat hyviä kotikäytössä tai liikkuvassa työssä (esimerkiksi käytettynä yrityskannettavan sisäänrakennetun mokkulan kanssa), kun nopeuden vaihtelut, mahdolliset pätkimiset sekä liikenteen epäsymmetrisyys eivät ole ongelma. On myös hyvä muistaa, että paljon puhuttu tuleva 5G tuo lisää nopeutta ja kapasiteettia mobiiliverkkoihin, mutta sekään ei pysty korvaamaan kiinteitä yhteyksiä ja sisältää samat fysiikan lainalaisuudet kuin aiemmatkin mobiiliverkkoteknologiat. Tämän takia investoinnit esimerkiksi valokuitujen rakentamiseen ovat jatkossakin yhtä kannattavia.

Yrityksen nettiliittymän ostajan viisi kultaista sääntöä:
1. Hanki yrityksen kiinteisiin toimipisteisiin aina langallinen liittymä (suosi valokuitua, kun mahdollista)
2. Suosi symmetrisiä yritysliittymiä, esim. 50/50 Mbit/s pieneen muutaman hengen toimistoon tai 100/100 Mbit/s yli kymmenen hengen toimistoon
3. Huomioi kilpailuttaessasi liittymiä myös paikalliset palveluntarjoajat ja muista vertailla pelkän nopeuden lisäksi myös muu palvelutaso
4. Se mikä kuulostaa liian hyvälle ollakseen totta (halpa hinta yhdistettynä huimiin nopeuksiin), harvoin on sitä - tämä koskee myös langattomia liittymiä
5. Kysy tarvittaessa neuvoa ja apua esimerkiksi Acion asiantuntijoilta ;)

Pienissä ja keskisuurissa yrityksissä suhtaudutaan usein varauksella ajatukseen ulkoistetusta tietohallinnosta. Ajatellaan, että meidän tietotekniikka on niin pientä, ettei sen hoitamisesta kannata kenellekään ulkopuoliselle maksaa. Tarvittavat hankinnat ja ylläpitotoimet hoidetaan itse muiden töiden ohella silloin kun tarvetta ilmenee. Omia yritystietoja ei myöskään välttämättä ajatella niin tärkeiksi, että tietoturvaan haluttaisiin erityisemmin panostaa.

Tietojärjestelmät ovat viime vuosina ja vuosikymmeninä kehittyneet, ja kehittyvät edelleen, hurjaa vauhtia. Tänä päivänä nykytekniikka mahdollistaa pienten yritysten saataville järjestelmiä, jotka ovat aiemmin olleet mahdollisia vain isoille yrityksille. Esimerkiksi kun ennen yritysluokan sähköpostin hankkiminen tai tiedostojen jakaminen edellytti ylläpidettävän oman palvelimen hankkimista, nyt sähköpostin ja muut palvelut saa kumppanin kautta palveluna pilvestä ja hinta on edullisempi kuin perinteisessä raskaammassa ratkaisussa. Ja mikä tärkeintä - tietoturva on kunnossa.

​Tekniikan nopea kehitys vaatii ylläpidolta jatkuvaa alan seuraamista ja kouluttautumista pysyäkseen ajan tasalla. Muiden töiden ohessa tämä ei ole mahdollista, ja kun samalla vaaditaan myös entistä laajempaa osaamista, voivat resurssit loppua täysipäiväiseltäkin vastuuhenkilöltä. Ulkoistuskumppani pystyy tarjoamaan yritykselle useita eri osa-alueiden osaajia, jotka ovat ajan tasalla kehityksessä ja osaavat löytää innovatiivisia ratkaisuja asiakasyrityksen tarpeisiin. Parhaimmillaan yrityksen tietohallinnon ulkoistaminen tarkoittaa siis sitä, että saat kokonaisen bändin yhden miehen orkesterin hinnalla – tai jopa edullisemmin.
​
Joustava asiantuntijakumppani pyrkii aina ymmärtämään asiakkaan liiketoimintaa ja kommunikoi tiiviisti aina johtoryhmässä asti. Ulkopuolisen silmin yrityksen toimintaa katsova kumppani pystyy myös antamaan tuoreita toiminta- ja parannusehdotuksia. Kumppani huolehtii myös ajan hermolla pysymisestä kouluttamalla jatkuvasti henkilökuntaansa. Tietohallinto on välttämätön kustannuserä liiketoiminnassa, joten se kannattaa järjestää niin, että investoinneille saa parhaan mahdollisen vastineen.

​Ota yhteyttä ja kysy lisää tietohallinnon ulkoistamisesta.