 Yrityksen tietotekniikka toimii parhaiten silloin, kun muutama perusasia on hoidettu huolella kuntoon ja niihin on valittu yritystoiminnan tarpeita vastaavat ratkaisut. Yhteistyökumppanimme Askaremo assistenttipalveluiden yrittäjä Anne-Mari Pirinen haastatteli meitä alla olevaan blogikirjoitukseensa näistä yritystietotekniikan peruspilareista ja siitä, miten niiden vaatimukset eroavat kotikäyttäjän tarpeista. Teksti: Anne-Mari Pirinen
Kun arjen apuri jumittaa Minulta kysytään toisinaan, ymmärränkö tietokoneista jotain. Yleensä kysyjällä tietokone on täysin jumissa, antaa virheilmoituksia tai toimii muuten huonosti. Tiedän, että moni yrittäjä tuskailee tietokoneensa tai eri ohjelmien ja palvelujen kanssa. Kun yrittäjälle tärkeät työvälineet eivät toimi kunnolla, nousee siinä helposti tuskan hiki pintaan. Tässä blogikirjoituksessa käyn läpi perusasioita, mitkä on syytä laittaa yrityksessäsi kuntoon. Tieto on arvokasta eikä yritystoimintaan liittyviä tietoja voi käsitellä yhtä huolettomasti kuin henkilökohtaisia asioita – ei edes yksinyrittäjän yrityksessä. Vaikka käytän tietokonetta päivittäin, en ole sellainen asiantuntija, jota tarvitaan juntturussa olevan tietokoneen kuntoon saamiseen. Tätä blogikirjoitusta varten olen haastatellut Otso Väisästä tiimeineen. Millainen tietokone yrittäjälle? Kun olet ostamassa yrityksellesi tietokonetta, halvin ”markettikone” ei välttämättä ole järkevin ratkaisu. Useille yrittäjille läppäri on hyvä vaihtoehto, varsinkin jos tietokonetta tarvitsee eri paikoissa. Toisille ”matkakoneeksi” riittää tablettitietokone, mutta yleensä vain jos käyttö on vähäistä. Jos olet ostamassa kannettavaa tietokonetta, kannattaa ostaa yrityskäyttöön tarkoitettu läppäri. Ne ovat pitkäkestoisempia kuin halvat ”markettikoneet”, ne kestävät mukana kantamista paremmin ja akutkin niissä kestävät pidempään. Kunnollisissa yrityskoneissa on myös vakiona 3 vuoden Onsite -takuu eli tarvittaessa kone korjataan asiakkaan tiloissa. (Yksi esimerkki paljon myydystä ja moneen käyttöön soveltuvasta perusyritysläppäristä löytyy täältä.) Paljonko yrityskäyttöön tarkoitettu läppäri sitten maksaa? Perusyrityskäyttöön sopivan läppärin saa reilulla 1000 eurolla. Jos tällainen rahasumma tuntuu mahdottomalta maksaa kerralla, yleisesti käytetty tapa on tehdä leasing-sopimus. Tällöin sinä vuokraat koneen yrityksesi käyttöön. Leasing-aika mitoitetaan koneen takuuajan mukaan eli jos takuuaika on 36 kk, on myös leasing-aika saman verran. 1000 euron läppärille tulee kustannuksia noin 35 € / kuukausi. Aika hyvä vaihtoehto silloin, kun ei halua kerralla käyttää isoa rahasummaa tietokoneen hankintaan. Jos yrityksesi on vasta perustettu eikä sillä ole vielä esittää esimerkiksi tilinpäätöstä, voi leasing-sopimuksen teko kariutua siihen. Rahoitusyhtiö nimittäin haluaa jonkinlaisen takeen siitä, että asiakas pystyy maksamaan vuokran. Tällöin yhtenä budjettivaihtoehtona on hankkia yrityskone käytettynä. Niiden hinnat ovat uusien kotikäyttöön tarkoitettujen ”markettikoneiden” tasoa, mutta ovat silti näitä laadukkaampia ja huollettavampia. Yrityksen tietoturva kuntoon Tietoturvaohjelmisto kaikissa laitteissa: Jos sinulla ei vielä ole tietoturvaohjelmistoa käytössä, ota se käyttöön. Tietoturva koskee tietokoneiden lisäksi myös älypuhelimia ja tabletteja. Jos käsittelet laitteellasi asiakastietoja, teet kirjanpitoa tai sopimuksia, on sinun tehtäväsi huolehtia, että tiedot ovat turvassa. Tietoturvaohjelmistoja löytyy myös ilmaisia, mutta maksullisia versioita tarjoavilla on suurempi intressi tarjota hyvää palvelua ja nopeita tietoturvapäivityksiä. Esimerkiksi F-Secure ja Webroot tarjoavat yrityskäyttöön sopivia tietoturvaohjelmistoja. Kunnollisen tietoturvan saat 3-4 eurolla / kuukausi, joten tässä asiassa sinun ei kannata säästää. Riittävän vahvat salasanat: Älä käytä samaa salasanaa joka paikassa! Tästä on puhuttu paljon, mutta edelleen moni käyttää samaa salasanaa kaikkialla. Vaihda ne salasanat ja ota käyttöösi sinulle sopiva tapa muistaa salasanat jatkossa. Salasanoja ei saa säilyttää tietokoneella selkokielisenä eli ilman salausta. Eikä hyvä paikka ole myöskään näppäimistön alla tai kalenterin viimeisellä sivulla. Tiedän, että monilla asia on juurikin näin. Nyt voisi olla hyvä hetki ottaa käyttöön turvallisempi tapa säilyttää salasanasi. Joka palveluun pitää olla eri salasana. Osa salasanasta voi olla samanlainen, jolloin itse keksimälläsi logiikalla voit vaihdella osaa salasanasta eri palveluihin. Jos salasanasi ovat liian vaikeita muistaa muistisäännön avulla, et pidä salasanoja riittävän hyvässä tallessa (ts. lukkojen takana). Salasanojen hallintaan löytyy myös sovelluksia esimerkiksi F-Securelta. Unohtuneen salasanan voi yleensä palauttaa tilaamalla palvelusta uuden salasanan sähköpostiin. Palautussähköpostina kannattaa kaikissa palveluissa käyttää samaa, riittävän turvallista sähköpostia. Ja vielä yksi asia liittyen salasanoihin: puhelimissa, tableteissa ja tietokoneissa on mahdollisuus ottaa käyttöön salasana kirjautumisvaiheeseen. Ota se käyttöön. Jos unohdat puhelimesi kahvilaan, salasana hidastaa ainakin jonkin verran puhelimessasi oleviin tietoihin käsiksi pääsemistä. Tiedot aina saatavilla: pilvipalvelut ja varmuuskopiointi Älä koskaan säilytä yrityksen dokumentteja pelkästään omalla tietokoneellasi: Ota käyttöön pilvitallennuspalvelu, jossa tiedot ovat tallessa, vaikka oma koneesi hajoaisi. Voit kirjautua pilvipalveluun kaikilta laitteiltasi ja näin pääset aina käsiksi ajantasaisiin tietoihin. Ei enää muistitikkujen kanssa värkkäämistä eikä liitetiedostojen lähettämistä sähköpostilla. Laajasti käytettyjä palveluja ovat esimerkiksi Dropbox, Google Drive ja Microsoft OneDrive. Näistäkin on syytä ottaa käyttöön maksullinen, yrityskäyttöön tarkoitettu versio. Ilmaisversioissa on myös tallennustilaa niin vähän, että se ei riitä kovin pitkään. Muista myös varmuuskopiointi. Pilvitallennuspalvelun käyttö ei ole sama asia kuin varmuuskopiointi. Jos pilvipalvelussa on käytössä versiointi eli pystyt hakemaan muokkaamastasi dokumentista vanhemman version, auttaa tämä jo jonkin verran. Kuitenkin käyttämästäsi pilvipalvelusta erillisen pilvivarmuuskopioinnin käyttäminen (ja ennen kaikkea käytön automatisointi sillä tavoin, että varmuuskopiot otetaan automaattisesti ja säännöllisesti) on hyvä vakuutus esimerkiksi inhimillisten virheiden varalta. Ota heti alussa käyttöön hyvä sähköposti: Sähköposti on tänä päivänä kaiken keskiössä. Sähköpostia käytetään jatkuvasti ja sillä on tiedon liikuttelussa todella tärkeä asema. Sähköposti on edullinen työkalu ja hyvä sähköpostipalvelu maksaa alle 10 euroa kuukaudessa / käyttäjä. Mutta palvelusta toiseen vaihtaminen voi olla hankalaa. Kannattaa siis ottaa heti käyttöön kunnollinen sähköposti, joka on yrityskäyttöön tarkoitettu ja joka sisältää muun muassa tehokkaan roskapostisuodatuksen ja kalenteritoiminnot. Unohda ilmaiset Yahoo mailit ja vastaavat. Hyviä vaihtoehtoja ovat esimerkiksi Business Gmail ja Microsoft 365. Palvelussa on hyvä olla iso postilaatikko eli riittävästi tallennustilaa, jotta sähköposti ei heti tukkeudu. Jos mietit, käyttääkö ilmaista vai maksullista palvelua, kannattaa muistaa tämä perussääntö: jos palvelu on ilmainen, sinä olet tuote. Jos käytät maksullista palvelua, sinulla on sopimussuhde palveluntarjoajaan ja sinä itse omistat datan. Palveluntoimittajalla on myös selkeämpi vastuu pitää sinun tietosi tallessa eikä sinuun kohdisteta mainontaa. Kun harkitset erilaisten sovellusten, pilvipalvelujen tai kotisivutilan hankkimista eri palveluntarjoajilta, kannattaa myös selvittää, missä tiedot säilytetään. Tietosuojalainsäädäntö tiukkenee ja sinun täytyy pystyä varmistumaan siitä, että tietoa ei esimerkiksi siirretä vastoin tietosuojapykäliä EU-alueen ulkopuolelle. PS. Löysitkö lukiessasi monta hoidettavaa asiaa? Jos tekemättömien töiden lista tuntuu tämän blogikirjoituksen jälkeen tuskastuttavan pitkältä, ei ole syytä stressaantua. Nämäkin asiat on mahdollista hoitaa asia kerrallaan kuntoon. Tee lista tehtävistä ja pyydä tarvittaessa apua asiantuntijalta. |
