Toimiston laitekanta muuttuu - muista kolmen kimppa!

Rittävällä tiedottamisella minioit häiriöt ja tehostat tietoinfrastrukstuurin muutostilanteita.

Törmäämme aika ajoin tilanteeseen, jossa asiakkaaltamme tulee kiireellinen puhelu tai tukipyyntö uuden lisälaitteen, kuten esimerkiksi monitoimilaitteen tai uuden ohjelmiston asennuksesta. Lisälaitteen asentaja on tuolla hetkellä paikalla yrityksen tiloissa, eikä pääse etenemään asennusten kanssa, ennen kuin olemme suorittaneet tarvittavat toimenpiteet taustalla.

Miten tähän tilanteeseen on tultu? Usein lisälaitteiden ja ohjelmistojen edustajilla on olettama, että yrityksen työntekijöillä itsellään on riittävä osaaminen lisälaitteiden asetusten määrittämiseen ja käyttöönotossa. Näin ei kuitenkaan nykyisin monessakaan yrityksessä ole, koska tietojärjestelmiä pitää yllä luotettu kumppani. Tilanteessa, jossa asentaja on paikalla ja tarvitsee kiireellisesti apua, ei tietohallintokumppanin edustajaa kuitenkaan välttämättä saada kiinni sillä punaisella minuutilla ja asiat viivästyvät. Myös tietoturva vaarantuu, jos esimerkiksi käyttöoikeuksia, palomuuriavauksia ja muita uuden laitteen tai ohjelmiston vaatimia muutoksia järjestelmiin tehdään kiireellä ja kunnolla suunnittelematta.

Miten tämän voi välttää? Tietointensiivisessä toimintaympäristössä tietohallinnon kumppani on hyvä liittää keskusteluihin jo heti muutosten alkuvaiheessa, mielellään jo laitehankintaa suunniteltaessa. Minimissään laitetoimittajaa olisi hyvä haastaa ennakkoon siitä, mitä asioita tulisi ottaa asennuksen yhteydessä huomioon ja mitä asioita pitää valmistella jo etukäteen. Asennusajankohdan lähestyessä toimenpiteet tulee aikatauluttaa ja toteuttaa yhdessä yrityksen, tietohallintokumppanin ja laitetoimittajan kanssa – siis kolmen kimppa.